科技查新是一项十分严谨的、文献检索和情报调研相结合的科技情报研究工作。为保证科技查新工作的科学性、客观性、公正性和准确性，维护查新有关各方的合法权益，委托单位在委托查新时应注意以下事项：
1、查新委托人应是查新项目的负责人或项目的主要成员，或者是熟悉项目技术内容、能解释项目技术要点的人。

2、查新委托人须如实填写查新项目委托单，并将委托查新项目按技术背景、研究内容、结果、创新点(创新点不得有宣传性的内容)的形式浓缩成1000字左右的项目简介（打印或拷贝软盘或发E-mail给查新机构）；同时应提供查新项目详细的技术资料，包括研制报告、技术工作总结、检测报告等；告知该项目成员在国内外已发表的文献；提供正确的主题词；尽可能提供与该项目相关的文献报道和线索。

3、查新委托项目的内容一经确定，不能随意更改；若更改项目的主要内容技术性能指标成增加创新点，则按新项目重新计费，委托时间从修改之日起计算。

4、查新点原则上控制在3个以内，超过三个查新点每增加一个查新点，总费用在基本费用上增加15％，查新时间延长1个工作日。

5、国内查新、国外查新完成时间为5个工作日，国内外查新完成时间为8个工作日，节假日顺延。

6、查新委托合同签订后，应付清全部查新费用。上午签订的查新委托合同当日计算工作日，下午签订的查新合同工作日从第二天开始算。

7、查新报告一般提供两份正本，若需要2份以上，每增加1份加收10元。

查新的基本术语释义：

1、查新：指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照科技查新规范操作，并做出结论。

2、查新机构：是指具有查新业务资质的信息咨询机构。

3、查新项目：是指被查证（待查证）的科学技术项目。

4、查新点：是指需要查证的内容要点。

5、新颖性：是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国出版物上公开发表过。

6、查新委托人：是指提出查新需求的自然人、法人、或者其他组织。

7、查新合同：是指查新委托人和查新机构约定，由查新机构处理查新委托人的查新事务的合同。

8、查新合同双方：是指共同订立查新合同的查新委托人和查新机构。

9、查新报告：是指查新机构用书面的形式就其处理的查新事务和得出的查新结论向查新委托人所做的正式陈述。

10、查新目的：可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划，科研课题开始前的资料收集等；成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。

11、查新要求：查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：

（1）希望查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究；
（2）希望查新机构对查新项目分别或综合进行国内外对比分析；
（3）希望查新机构对查新项目的新颖性做出判断；
（4）查新委托人提出的其他愿望。

12、查新项目的科学技术要点：要着重说明查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围、查新委托人自我判断的新颖等。